Цель
выполнения задания – освоить технологию работы с табличными данными, используя встроенные средства в Excel для осуществления простых и сложных сортировок,
научиться применять простые и настраиваемые фильтры для поиска и отсеивания
необходимых данных.
Данные, собранные в
таблицы, удобны тем, что список (столбец или строка) содержит однотипные
данные, над которыми можно выполнять различные операции, например, сравнивать
данные друг с другом данные одного списка, упорядочивать данные списка в
определённом порядке, выполнять над данными арифметические или логические
действия.
Прежде
всего, следует обратить внимание на оформление таблицы, для этой цели на
вкладке «Главная» выделено пять групп с наборами команд, позволяющие выполнять
типовые операции форматирования отдельных ячеек, целиком строк, столбцов и
осуществлять форматирование таблиц целиком (перечень групп, представлен на рис.
1).
Рис. 1. Пиктограммы групп
на вкладке «Главная», предназначенных для выполнения операций форматирования
данных на листе Excel
Сортировка
данных в таблице
Задание 1. Провести форматирование
таблицы со сведениями о сотрудниках организации.
Открыть файл со сведениями о
сотрудниках организации, добавить два столбца (первый – наименование отдела,
второй – оклад). Изменить стиль представления шапки таблицы (общего заголовка)
и наименования столбцов. Задать форматы представления данных для года рождения
– цифровой, для оклада – денежный.
Установить рамку в таблице, провести выравнивание заголовков списков в таблице.
Сохранить файл.
Задание 2. Изучить правила использования простой и настраиваемой сортировок.
Сортировка – операция
упорядочивания данных. Когда требуется расположить данные одного списка, находящегося в
столбце, в порядке по возрастанию или по убыванию, тогда удобно воспользоваться
стандартной командой, которая запускается при нажатии на пиктограмму 
(Сортировка от А до
Я). Эта команда находится на ленте во вкладке «Данные». Порядок работы с
командой заключается в том, что достаточно в таблице выделить заголовок списка,
а затем щёлкнуть мышью по пиктограмме или 
. Обратите внимание, что
при выполнении сортировки данных в одном списке, в остальных столбцах таблицы,
данные перестраиваются. Проведите сортировку данных в таблице по окладам, а
затем по фамилиям сотрудников.
Существенную помощь при поиске необходимых данных в
списках может оказать сортировка по нескольким уровням. Например, имеется
таблица с фамилиями спортсменов, их принадлежностью к клубам и места, занятые
на соревнованиях (рис. 2). По имеющимся данным в таблице, необходимо сделать
анализ – какие места достались клубам, в результате проведённых соревнований?
Реализуйте этот пример для закрепления знаний.
Рис. 2. Таблица с перечнем
спортсменов, которые заняли призовые места на соревнованиях
Для
решения поставленной задачи целесообразно провести упорядочивание списков в
таблице результатами по двум уровням. Сначала целесообразно собрать в один блок
наименования клуба, а затем показать перечень мест, занятые спортсменами этого
клуба. Для выполнения такой сортировки следует выбрать режим 
(либо на вкладке «данные», либо из контекстно
- всплывающего меню). Не забывайте, что, прежде всего, выделяется или таблица
целиком, или заголовок одного из списков таблицы. В окне «Сортировка» для
каждого уровня потребуется указать: наименование
столбца; значение для сортировки
и порядок сортировки (для числовых
данных порядок сортировки указывается, например, По возрастанию). На рис. 3 показан пример диалоговое окно для
организации настраиваемой сортировки с выбором необходимых параметров для
задачи расположения спортивных клубов по призовым местам.
Рис. 3. Диалоговое окно
«Сортировка» для настраивания параметров
Таблица с результатами
сортировки по двум уровням, для рассматриваемого примера представлена на рис.
4.
Рис. 4. Таблица с данными
после проведения сортировки по двум уровням
Задание 3. Провести сортировки в ранее
созданной таблице со сведениями о сотрудниках фирмы (организации). Отсортируйте
данные в таблице так, чтобы получились группы со сведениями о специалистах,
работающих в одном отделе, далее расположить сотрудников в группе с одинаковыми
должностями по возрасту и суммарной заработной плате.
Так
как в условии требуется провести две взаимоисключающие сортировки данных, то
сначала скопируйте таблицу со сведениями о сотрудниках организации на другой
лист. Дайте имена обоим листам с таблицами, проведите сортировку данных по двум
уровням для каждой таблицы, сохраните файл.
Фильтрация
данных в таблицах
Пользователь Excel, как правило, создаёт
довольно обширные таблицы, содержащие большое количество списков, в которых на
одном экране все данные не помещаются. При просмотре и анализе существующих данных,
даже сортировки по нескольким уровням не всегда могут привести к желаемому
результату. Поэтому, для быстрого анализа данных в Excel предложено использовать
простые и настраиваемые фильтры (фильтрация
– это способ поиска подмножества данных в списке). Чтобы отфильтровать
список с помощью простого фильтра, необходимо выделить одну из ячеек списка и
выбрать команду – «Фильтр» на вкладке «Данные» или выделить заголовок нужного
списка в таблице, щёлкнуть правой клавишей мыши, и выбрать команду в открывшемся
меню.
Расширенный (настраиваемый) фильтр полезен
тогда, когда требуется выбрать из списка данные, отвечающие определённым
условиям. Например, требуется найти в общей таблице специалистов, которые
родились ранее 1996 года, но не позже 1972 года. Тогда, для решения
поставленной задачи следует выделить наименование списка «Год рождения», как
показано на рис. 5.
Рис. 5. Последовательность
создания настраиваемого фильтра
В заголовке столбца с наименованием «Год рождения»
раскрыть список кнопкой 
, выделить строку в меню –
«Числовые фильтры», в дополнительном меню лучше выбрать команду 
. В открывшемся диалоговом
окне, которое называется «Пользовательский автофильтр»,
ввести условия фильтрации данных для выбранного списка, как показано на рис. 6,
и нажать на кнопку ОК.
Рис. 6. Ввод условий
фильтрации данных для выбранного списка
Задание 4. В таблице со сведениями о сотрудниках провести анализ данных с помощью
фильтрации. 1) найти всех сотрудников старше 25 лет и расположить в списке их по
старшинству; 2) выделить сотрудников одного отдела и представить фамилии всех,
кроме их руководителя. Зафиксируйте правила отбора сведений (составьте краткую
инструкцию) для задания в виде описания последовательности действий
пользователя, правила отбора сохраните в отдельном файле.
Вопросы для самоконтроля
1.
Какие действия
над данными в таблице можно назвать форматированием данных?
2.
Что
подразумевают в информатике под термином «сортировка»?
3.
В каких
случаях целесообразно осуществлять настраиваемую сортировку в таблице с
данными?
4.
Что такое –
фильтрация данных?
5.
Над какими
элементами таблицы можно осуществлять операцию фильтрации данных?